En el campo de la informática, más allá de las grandes organizaciones, los primeros desarrollos de la tecnología estuvieron orientados a las actividades de interacción del ser humano con la computadora, el ser humano como individuo mas no como grupo. A mediados de la década de los años 80, la constante preocupación de las empresas y organizaciones por incrementar su productividad y eficiencia hizo que se prestara atención a las actividades que se realizan en una oficina, no desde el punto de vista de la actividad particular de un empleado (procesadores de palabras, hojas de cálculo, etc), sino más bien como grupos no muy grandes de personas trabajando para la consecución de metas comunes relacionas con la organización. Emergía así un nuevo campo para la investigación y el desarrollo dentro de la informática.

Definición de software colaborativo “Groupware”

El término “groupware” fue introducido en 1978 por Peter y Trudy Johnson-Lenz (Grudin, 1994; Rapaport, 1991). Definirlo no es sencillo, es un término que se refiere a la tecnología, a los sistemas que soportan la actividad de los grupos. Es un recurso en red que presenta una estructura que facilita las interacciones de un grupo ofreciendo herramientas que permiten manejar los materiales de interés común. Ellis, Gibbs, y Rein (1991) definen Groupware de la siguiente manera: “Groupware son sistemas basados en el computador que soportan grupos de personas que están encargadas de una tarea en común (o meta) y que proveen una interfaz para un entorno compartido”.

Básicamente en los sistemas groupware el desarrollo del trabajo está constituido por el intercambio de información, su gestión y control, la notificación de toda clase de actuaciones, utilización del conocimiento almacenado en espacios compartidos, entre otros. Además suelen incorporar funciones para la automatización de las fases y tareas del trabajo en grupo.

Tipos de grupos

De acuerdo con la forma de interacción de los miembros de un grupo se les denomina: grupos electrónicos y grupos soportados electrónicamente. Los grupos electrónicos se podrían comunicar exclusivamente mediante equipos tales como computadoras personales (PC), móviles, tablets; no conociendo personalmente un miembro a los otros miembros del grupo. Mientras que los grupos soportados electrónicamente lo hacen mediante el contacto personal además de las comunicaciones electrónicas (Borghoff y Schlichter, 2000). Groupware puede servir, tanto para encuentros de grupo cara a cara, como para grupos que no se encuentre en un mismo lugar geográfico.

De acuerdo con Borghoff y Schlichter (2000) los encuentros se describen así:

1. Encuentros cara a cara:

   Los participantes se encuentran físicamente presentes en el mismo lugar al mismo tiempo y pueden interactuar con o sin soporte tecnológico.

Basados en la presentación.- Los miembros de los equipos a menudo usan encuentros cara a cara en las presentaciones. Estas presentaciones pueden ser más informales, o puede tener un carácter más profesional. En el primer caso hay poca preparación requerida y algunas notas en papel serán suficientes. La preparación para las presentaciones formales utiliza un software de presentación especial de documentos. En este caso, el computador es altamente necesario. Más aún, la presentación en software está aumentando tanto en encuentros formales como informales. Los participantes de la reunión no necesitan ningún conocimiento especial del manejo de una computadora. Para presentaciones se suele usar una PC y un video beam.

Basados en grabaciones de reuniones.- En muchos encuentros, la moderación y las anotaciones son realizadas por uno o varios de los participantes. El papel de moderador es el que se encarga de que el diálogo siga, mientras que la persona que se encarga de las anotaciones tiene en cuenta el contexto, el uso de papel, la pizarra y otras ayudas similares. La situación ideal es aquella en la que se realiza todo en la computadora y se proyecta electrónicamente en la pantalla. Otra ventaja de lo anterior, es que los miembros del equipo obtienen una copia del encuentro una vez haya finalizado éste. Intentar recordar las anotaciones del encuentro en los últimos minutos de éste pueden causar pérdida de información esencial. Estas necesidades hacen que haya un secretario en el encuentro familiarizado con la computadora, mientras que el resto no tiene que tener especial conocimiento de ésta.

Reuniones basadas en computadoras.- En este caso los miembros del equipo tienen cada uno sus computadoras personales. Los participantes están agrupados en un semicírculo alrededor de una pantalla compartida y trabajan directamente con sus propias computadoras, mejor que a través de una persona que realiza las anotaciones. Los miembros tienen todo el tiempo contacto visual, por lo que las computadoras suelen estar integradas dentro de la mesa de conferencias..

2. Reuniones electrónicas distribuidas:

   En esta categoría el dispositivo electrónico (PC, móvil o tablet) es un componente integrado. Los participantes aquí están geográficamente dispersos. Puede haber varios tipos de escenarios:

Conferencias basadas en dispositivos electrónicos de forma no simultánea.- Mientras que el mensaje electrónico normalmente es una comunicación punto a punto entre dos individuos, las conferencias no simultáneas mediante dispositivos electrónicos se basan en grupos con más de dos usuarios. Las comunicaciones de grupo son una extensión de los sistemas tradicionales de correo electrónico.

Compartición de pantalla y conexión de audio.- Cada participante está en su propio entorno. Mediante la conexión de audio y un enlace de datos se pueden comunicar los participantes. Cada participante puede ver desde su computadora o dispositivo la misma información. Las modificaciones que se hagan individualmente se verán reflejadas en las demás pantallas. Para este tipo de conferencia se necesita una conexión a red con un ancho de banda adecuado para poder tener unos tiempos de respuesta adecuados. Una de las herramientas que se ha hecho muy popular en estos días es Zoom®, una plataforma de videoconferencia basada en la nube, que permite acceder a reuniones virtuales con alternativas de video, audio y pantalla compartida. En virtud de su popularidad, ya muchas plataformas colaborativas han incorporado, en forma de enlace, esta herramienta. De igual forma, y luego de la desaparición de Hangouts®, han surgido herramientas como StreamYard®, una herramienta que permite una trasmisión en directo con varias personas y en varias plataformas a la vez: YouTube®, Facebook Live®, LinkedIn Live®, Periscope® o Twitch®; lo que la convierte en una herramienta útil que puede ser usada a través de los enlaces y embed que tenga la plataforma colaborativa, especialmente con YouTube®.

Agentes que simulan a participantes de la reunión.- Un agente puede participar en un diálogo como si fuera otro participante. El agente puede tener funciones especiales como grabar de lo que se esta tratando, buscar información o filtrar información interesante. Una reunión con un agente como participante puede tener lugar dentro de una reunión cara a cara, en una videoconferencia o como una conferencia asíncrona de un grupo. El agente observa todas las actividades de los participantes, incluso la no participación de éstos.

Conferencia con Realidad Virtual.- Los participantes se encuentran en una realidad virtual 3D. Cada participante es representado por un avatar. Los usuarios pueden tener además cierto hardware (como guantes y gafas) para interactuar de mejor forma con su avatar. La realidad virtual no se utiliza para citas de negocios, pero si se pueden ver en otras áreas: donde no existe la realidad (por ejemplo un edificio aún no construido), donde es peligroso para el ser humano estar (central nuclear, la Catedral de Notre Dame en las zonas afectadas por el incendio), cuando esta fuera del alcance de los participantes (el Vaticano, la Casa Blanca).

Taxonomía de dos dimensiones (espacio/tiempo)

Esta taxonomía es la más comúnmente usada, se basa en el lugar y el momento en que la interacción ocurre. Como se vio anteriormente un groupware puede servir para interacciones cara a cara, como también, para interacciones entre personas que se encuentren ubicadas en diferente lugares (grupos distribuidos). Asimismo, el groupware puede diseñarse para que la interacción se realice simultáneamente (interacción síncrona), denominado groupware en tiempo-real; o por el contrario, estar diseñado para que la interacción pueda producirse en momentos diferentes (interacción asíncrona), groupware en tiempo-no-real. En la siguiente tabla se muestra la matriz 2x2 que combina las cuatro categorías mencionadas:

Matriz Groupware Espacio/Tiempo

Conclusiones

Gran parte de las herramientas tecnológicas existentes surgen en su mayoría de necesidades del mundo corporativo, donde la orientación es disminuir costos y aumentar la producción. Por ejemplo, estas tecnologías sirven para disminuir la cantidad de viajes de negocio, pues muchos de los encuentros cara a cara son sustituidos por encuentros virtuales, y en estos tiempos de pandemia eso es un factor de vital importancia. En el ámbito educativo se han convertido en el eje de la educación a distancia y la educación bimodal, implementando sistemas que sirven de soporte al aprendizaje colaborativo. También la necesidad de establecer comunicación a nivel del ciudadano común, ha producido un despliegue de herramientas que acortan virtualmente las distancias en encuentros semejantes a los encuentros cara a cara. Herramientas que apoyan la interacción, la actividad grupal (video, audio, transferencia de información, datos e ideas compartidas, etc.) son desarrolladas y mejoradas día a día. El enfoque comercial es un factor decisivo, por lo que estos productos son comercializados ampliamente. Como dijo Koschmann (1999), las cosas cambian, y la tecnología puede ser utilizada para facilitar, apoyar, y redefinir las interacciones de las personas que realizan actividades en grupo.

BIBLIOGRAFÍA

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• Ellis, C., Gibbs, S., & Rein, G. (1991). Groupware: Some Issues and Experiences. Association for Computing Machinery. Communications of the ACM, 34 (1).
• Grudin, J. (1994). Computer-Supported Cooperative Work: History and Focus. IEEE Computer, 27 (5).
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• Rapaport, M. (1991). Groupware vs. CCS: Comparing Benefits and Functionality. Telecommunications, 25 (11).